Dans le bâtiment, la réunion de chantier est utile pour la bonne exécution des travaux. En bon chef d’orchestre, le maître d’œuvre doit réussir l’animation de ce rendez-vous. Il s’agit d’un enjeu de premier ordre pour garantir le bon déroulement du chantier.
Ce qu’il faut savoir sur la réunion de chantier dans le BTP
Le nombre de réunions est proportionnel à la taille et à la complexité du chantier. En revanche, aucun texte ne définit la liste exhaustive des participants aux réunions. Mais généralement, la présence de ces intervenants est requise :
- maître d’œuvre ou son représentant. C’est lui qui organise et anime le rendez-vous ;
- maître d’ouvrage ou son représentant ;
- bureau d’études ;
- sous-traitants ;
- et coordinateur en matière de sécurité et de protection de la santé.
Les objectifs de la réunion de chantier
La réunion de chantier prend la forme d’un rendez-vous régulier qui réunit les différents intervenants : maître d’ouvrage, entreprises sous-traitantes, client, etc. Il s’agit d’un moment clé car il permet d’instaurer un bon cadre de travail pour les artisans et ouvriers. Cet outil de coordination est primordial pour gagner en productivité. Il répond également à plusieurs objectifs :
- d’abord, mettre en relation tous les corps de métier (électricien, maçon, couvreur, peintre, carreleur, plaquiste…). La réunion de chantier intervient comme un moyen de communication entre les intervenants ;
- ensuite, suivre l’avancement des travaux et contrôler la planification des tâches ;
- puis définir et valider les matériaux et autres équipements nécessaires ;
- et anticiper les retards de chantier et imprévus ;
- enfin, régler les problèmes relatifs à l’organisation administrative et à l’organisation technique et matérielle du chantier.
Conseils pour organiser une réunion de chantier BTP
Planifier le déroulé de la réunion
La réunion de chantier ne doit pas durer des heures. Et il convient de lui apporter une valeur ajoutée. Pour cela, il est important de bien la préparer :
- envoyez toujours une convocation de réunion de chantier ;
- choisissez toujours le même jour de la semaine afin de créer une régularité. Ainsi, les participants peuvent bloquer le créneau – il y a aura donc moins d’absentéisme. Définissez également un horaire de début et de fin ;
- d’autre part, exigez la ponctualité de la part des participants. Et pendant la réunion de chantier, les téléphones ne doivent être autorisés qu’en cas d’urgence ;
- par ailleurs, listez les points à aborder, autrement dit l’ordre du jour. Par exemple, les décisions ou les mesures à prendre, les visites de chantier, etc.
- vous devez aussi prioriser les informations qui concernent tout le monde. Débattez des points particuliers après la réunion ;
- enfin, encouragez la participation de chacun (questions, interrogations…). Si la discussion devient hors sujet, recentrez-la.
Définir les missions de chacun
Avant la réunion de chantier, vous devez définir les missions de chaque artisan et entreprise. Cela permet de se mettre rapidement au travail le jour J. Cette étape est capitale surtout si vous avez recours à des entreprises sous-traitantes.
Vous devez indiquer :
- les tâches à accomplir ;
- la date d’intervention ;
- les délais à respecter ;
- et expliciter les attentes vis-à-vis de chaque artisan.
Mettre à jour l’avancement des travaux
Prévoyez un plan d’action avec les intervenants présents pour faire le point sur :
- les actions réalisées ;
- les priorités de la semaine suivante ;
- les éventuels retards et imprévus (problème de livraison, de stock, intempéries…).
A noter que pour vous aider dans cette tâche, il existe un logiciel de planning pour travaux.
Aborder les questions de sécurité
Dans le BTP, le risque d’accident du travail est important – notamment les chutes de hauteur. Mieux vaut donc aborder le thème de la sécurité avec les intervenants :
- d’abord, faites un rappel hebdomadaire concernant les règles de sécurité sur le chantier ;
- puis, indiquez les éventuelles irrégularités constatées lors des visites de travaux. Par exemple, l’état des échafaudages fixes et roulants ;
- enfin, demandez à tous les acteurs d’être organisés afin de réduire le risque d’accident.
Clôturer la réunion avec le rapport de chantier
Le rapport de chantier n’est pas un document contractuel. Cependant, il convient de le transmettre à chaque responsable afin de formaliser l’avancée des travaux. C’est le maître d’œuvre qui est chargé de sa rédaction.
Le document, appelé aussi PV de chantier contient les informations suivantes :
- nom et date de la réunion ;
- numéro/référence du rapport de chantier ;
- nom des personnes convoquées, présentes, absentes et excusées ;
- ordre du jour ;
- date de la prochaine réunion ;
- réserves éventuellement émises ;
- précisions techniques du maître d’œuvre ;
- et décisions du maître d’ouvrage.
Enfin, c’est l’occasion de clôturer la réunion de chantier sur une note positive, en remerciant les ouvriers pour leur travail. Et en même temps, vous communiquez efficacement avec le client en le mettant en confiance.